Bir anaokulu veya kreş için toplu kitap siparişi hazırlarken ilk iş bütün sınıfları tek adet altında toplamak olmamalı. Aynı okulda farklı yaş grupları, farklı seriler ve farklı teslimat ihtiyaçları bulunabilir. Sınıf bazında hazırlanmış kısa bir liste, teklif isterken aynı bilgileri tekrar tekrar yazmayı azaltır ve yanlış ürün ya da adet riskini görmeyi kolaylaştırır.
Her sınıf için ayrı satır açın
Okul adı, sınıf veya grup adı, yaş aralığı, düşünülen seri ve planlanan adet bilgilerini yan yana yazın. Bir sınıfta birden fazla ürün düşünülüyorsa her ürün için yeni satır kullanın. Öğretmen tarafından incelenecek bir nüsha veya ortak kullanılacak bir parça isteniyorsa bunu öğrenci adetlerinden ayrı gösterin; bu parçaların pakete dahil olduğunu varsaymayın.
Örnek liste düzeni
Sınıf / grup:
Yaş aralığı:
Ürün adı ve ürün bağlantısı:
Öğrenciler için istenen adet:
Ayrıca sorulacak kitap veya parça:
İnceleme / karar durumu:
Siparişi takip edecek kişi:
Ürün adını kısaltmadan kaydedin
Benzer isimli serileri veya aynı serinin farklı paketlerini karıştırmamak için ürün bağlantısını listeye ekleyin. Örneğin “4 yaş seti” yazmak yerine düşündüğünüz serinin tam adını belirtin. Gürsu Yayınevi kataloğumuzda 4–5 yaş olarak sunulan Minik Yıldızlar ve Minik Pıtırcıklar ile 4–6 yaş olarak sunulan Akıl Küpü ayrı ürünlerdir. Yaş aralığının kesişmesi, içeriklerinin aynı olduğu anlamına gelmez.
Adetleri kesinleşen ve planlanan olarak ayırın
Kayıt sayısı henüz değişebiliyorsa hangi adedin kesin, hangisinin tahmini olduğunu mesajınızda söyleyin. Daha sonra ek alım gerekecekse aynı baskı ve paketin yeniden temin edilip edilemeyeceğini sorun. Ek ürün bulunacağına veya ilk teklifle aynı koşulların süreceğine önceden karar vermeyin; güncel durum ayrıca teyit edilir.
Teklifte karşılaştırılacak kalemleri belirleyin
Her ürünün adı, paketin kapsamı ve adedi açık olmalı. Birim fiyat, toplam ürün tutarı, kargo bedeli ve varsa diğer kalemlerin nasıl gösterildiğini sorun. Teklifin hangi ürün ve adetlere göre hazırlandığını yazılı görüşmede koruyun. Özel bir fiyat veya toplu alım koşulu olup olmadığı, sipariş ayrıntılarıyla birlikte görüşülür; yalnızca adet yüksek olduğu için indirim varmış gibi hareket etmeyin.
Teslimat bilgisini okul içi planla eşleştirin
Türkiye geneline kargo ile sipariş verilebilir. Tek adrese mi, farklı adreslere mi gönderim istediğinizi baştan belirtin. Alıcı okulun adı, il ve ilçe, açık teslimat adresi ve teslim alacak kişinin iletişim bilgileri sipariş netleşirken paylaşılır. Kargo ücreti, gönderim koşulları ve teslimat ayrıntıları görüşmede teyit edilir. Belirli bir tarihte ihtiyaç varsa bunu bildirin; teyit edilmeden kesin teslim günü varsaymayın.
Sipariş onayından önce son kontrol yapın
Son listede yanlışlıkla eski taslak kalmadığını kontrol edin. Seri ve paket adı, adet, toplam tutar ve teslimat bilgilerini aynı son mesaja alın. Ödeme ayrıntıları ve siparişin kesinleşmesi WhatsApp görüşmesinde ayrıca kararlaştırılır. Sitede bir ürünü incelemek veya WhatsApp mesajı hazırlamak tek başına sipariş kaydı oluşturmaz.
Hazır teklif mesajı
“Merhaba, okulumuz için okul öncesi kitap seti teklifi istiyoruz. İl / ilçe: … Sınıf ve yaş grupları: … İlgilendiğimiz ürünler ve adetleri: … Adetlerimiz kesin / tahmini. Teslimat tek adrese / farklı adreslere olacak. Güncel set içeriği, toplam tutar, kargo ve sipariş koşullarını paylaşabilir misiniz?”
Teslim aldıktan sonra listeyi tekrar kullanın
Kutulardaki ürünleri hazırladığınız listeye göre sayın; seri adı ve paket içeriğini son görüşmeyle karşılaştırın. Eksik veya farklı ürün fark ederseniz ilgili ürün adını, adedi ve durumu açıklayan fotoğrafı sipariş görüşmesi üzerinden paylaşın. Böylece okul içindeki dağıtımı hangi ürünün hangi sınıfa ayrıldığını görerek yapabilirsiniz.